Jeffrey Tjahja Indra: Membuat TI di Pertamina Lebih Dihargai

By on April 6, 2015

Bicara kesetiaan bekerja, Jeffrey Tjahja Indra (Senior VP Corporate Shared Service, PT Pertamina) bisa dijadikan contoh. Bergabung sejak tahun 1990, Jeffrey telah banyak menyaksikan kondisi TI Pertamina, termasuk saat masih terpisah-pisah. Kala itu, setiap business unit Pertamina, dari hulu sampai hilir, memiliki aplikasi sendiri-sendiri. Sebetulnya tidak ada masalah dengan kondisi itu, asalkan bisa dikelola dengan baik.

Namun, sejalan dengan pertumbuhan bisnisnya, Pertamina merasa perlu untuk melakukan transformasi yang melibatkan peran TI secara mendalam. Apalagi, pada tahun 2003, muncul kebijakan baru dari pemerintah yang menuntut BUMN untuk mencari keuntungan. Terjadi perubahan format dari perusahaan negara menjadi PT (Perseroan Terbatas). Pada masa-masa inilah, TI tidak lagi dipandang sebagai supporting semata, tapi sebagai alat bantu untuk menunjang bisnis Pertamina.

Pertamina kemudian memutuskan untuk menggunakan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) dari SAP yang sanggup menangani seluruh proses bisnis dari hulu sampai hilir. Salah satu modulnya adalah Supply & Distribution, bagian yang paling penting dalam mendukung bisnis penjualan dan distribusi BBM bersubsidi ke seluruh Indonesia. “Skala bisnis ini luar biasa besar, melibatkan revenue lebih dari Rp1 triliun setiap hari. Oleh karena itu, harus didukung sistem TI yang memadai,” ujar Jeffrey.

Status sebagai PT juga mensyaratkan Pertamina membuat laporan keuangan tahunan maksimal tiga bulan setelah tutup tahun. Hal ini sulit dilakukan jika masih mempertahankan sistem pencatatan manual. Dengan SAP, pembuatan laporan keuangan lebih mudah dilakukan karena segala transaksi terekam secara digital. Jeffrey menyatakan, di tahun 2013, Pertamina berhasil menjadi BUMN pertama yang mengumumkan laporan keuangan kepada publik.

Dengan segala manfaat yang dirasakan, tidak mengherankan jika pria lulusan Teknik Mesin Universitas Trisakti ini mengklaim bahwa sistem ERP bisa disebut sebagai core application bagi Pertamina.

Mengecap Manfaat Sentralisasi

Jeffrey merupakan bagian dari tim yang menangani transformasi TI di Pertamina. Berawal dari pembangunan sistem ERP pertama yang prosesnya memakan waktu tiga tahun hingga go live di tahun 2003. Tiga tahun setelahnya, Pertamina juga mulai menerapkan solusi OPBS (Online Payment Banking System) agar mempermudah pemilik SPBU dalam membeli BBM. Mereka bisa membayar online melalui rekening bank dan tidak perlu lagi membawa uang tunai ke depo BBM.

Proses transformasi ini terus bergulir sampai di milestone kedua, yaitu 1 Januari 2009. Pada saat itu, dilakukan pembaruan versi SAP dari SAP 4.6c ke MySAP serta penambahan sejumlah business process baru. Oganisasi TI di Pertamina pun mengalami perombakan menjadi Corporate Shared Service (CSS). Pasalnya, dengan keberadaan ERP secara terpusat, kebutuhan aplikasi di business unit jadi kurang relevan lagi.

Aplikasi non-ERP yang awalnya dibangun sendiri-sendiri, kini cukup dibangun di kantor pusat dan bisa diakses oleh banyak pihak dengan subscription model. “Tetap ada aplikasi yang dikelola di level unit, misalnya web internal. Tapi, kalau ada aplikasi di suatu unit yang sebetulnya bisa dipakai juga di unit lain, kami bisa ‘tarik’ aplikasi itu ke pusat,” ungkap Jeffrey.

Manfaat CSS lainnya adalah keleluasaan dalam mengembangkan enterprise network. Kantor pusat dapat membuat kebijakan pembagian IP address di setiap unit sehingga mereka bisa saling berkomunikasi. Sistem security pun distandardisasi agar tidak terjadi konflik. Selain itu, ada manfaat efisiensi dalam pembelian produk-produk TI secara terpusat.

Terakhir, ada manfaat pembinaan. Staf TI di unit bisa memperpanjang jenjang karier, membuka kemungkinan ditarik ke kantor pusat atau dipindahkan ke posisi yang lebih tinggi di unit lain. “Sekarang kami bisa menstandarkan jumlah SDM TI menjadi 10 – 12 orang di setiap unit. Dulu bisa sampai lima puluh orang,” kata Jeffry. Dengan organisasi yang lebih ramping, staf TI diharapkan dapat lebih terpacu untuk memenuhi penilaian KPI (Key Performance Index) dan SLA (Service Level Agreement) dalam melayani customer.

“Kami sudah bekerja lebih keras, menderita lebih banyak, untuk bisa membuat solusi bisnis yang membuat TI bisa lebih dihargai"

“Saat ini, kami masih berfokus pada support untuk internal Pertamina saja. Sebenarnya pernah ada pemikiran untuk menjadikan TI sebagai revenue generator, seperti sudah dilakukan BUMN lainnya. Tapi, dari sisi capability dan manfaat [yang bisa dirasakan], kami rasa masih belum [waktunya],” paparnya.

Bagi Jeffrey, meskipun sudah cukup banyak manfaat yang bisa dirasakan Pertamina dari implementasi solusi TI, improvement tidak akan pernah selesai. Proyek yang ia garap dalam waktu dekat yaitu pengembangan aplikasi mobile dan usaha menuju kantor yang paperless. Untuk masa depan, ia ingin CSS mampu mendukung visi Pertamina untuk energizing Asia di tahun 2025.

“TI itu kan dulu dianggapnya sebagai orang support, bukan orang operasional. Orang support kalau tidak melakukan sesuatu, tidak akan dilihat orang,” seloroh Jeffry. “Kami sudah bekerja lebih keras, menderita lebih banyak, untuk bisa membuat solusi bisnis yang membuat TI bisa lebih dihargai. Sebagai buktinya, dulu TI cuma berada di level manager, lalu naik ke level Vice President (VP). Sejak 2009, TI sudah naik ke Senior VP,” tukasnya.

Transformasi yang dilakukan Pertamina pun berbuah manis. Pada bulan Mei lalu, Pertamina memperoleh penghargaan “Top IT Transformation in Energy 2014” dalam ajang ICT Expo 2014 di Jakarta. Anugerah ini mengukuhkan hasil positif yang diraih berkat kerja keras Jeffrey dan tim CSS Pertamina. Penilaian dilakukan antara lain berdasarkan skala bisnis dan revenue-nya, seberapa besar solusi TI bisa mendukung bisnis perusahaan, serta tingkat maturity dalam implementasi TI tersebut.

Sebagai perusahaan sumber daya energi terbesar dan terluas cakupan bisnisnya secara nasional, Pertamina telah menggunakan solusi ERP sejak tahun 2003. “Implementasi ERP adalah sebuah journey. Mudah untuk go live, tapi sulit untuk dijaga. Sebanyak tujuh puluh persen perusahaan besar pernah gagal dalam menerapkan ERP,” kata Jeffrey.

Dengan kesuksesan memanfaatkan ERP selama lebih dari satu dekade dalam mendukung bisnisnya, Pertamina memang layak memperoleh pengakuan ini.

Sumber: http://www.infokomputer.com/2014/11/profil/jeffrey-tjahja-indra-membuat-ti-lebih-dihargai/

About Bingki Parmaza

Leave a Reply